דרושים פארמה ורפואה: איך להיכנס לתחום דרך תפקידי אדמיניסטרציה
אם חיפשת פעם ״דרושים פארמה ורפואה״ והרגשת שכל המודעות נשמעות כאילו נכתבו על ידי רובוט עם קפאין – את/ה לא לבד.
החדשות הטובות: יש כניסה חכמה, מהירה ומכובדת לתחום הזה.
והיא עוברת דרך אדמיניסטרציה.
לא ״רק מזכירות״.
אלא תפקידי תפעול, תיאום, ניהול תהליכים, קשר עם צוותים קליניים, רגולציה, לוגיסטיקה, שירות למטופלים, ולפעמים גם להיות זה שמציל את היום כי מישהו שכח לתאם ביקור ניטור.
למה דווקא אדמיניסטרציה? כי זה כרטיס כניסה עם דלתות מסתובבות
בפארמה וברפואה יש המון תפקידים נוצצים.
אבל מאחורי כל תפקיד נוצץ יש מערך שמחזיק אותו: תיאומים, מסמכים, תהליכים, ספקים, מערכות, שיחות, טפסים, עוד טפסים, ועוד טפסים (כן, זה קטע כזה בענף).
מי שנכנס דרך אדמיניסטרציה מבין מהר איך הארגון באמת עובד.
וזה יתרון שקשה לזייף בראיון עבודה.
- נגיש יותר ממשרות שדורשות תואר מדעי ספציפי
- מלמד אותך את השפה של התחום: רגולציה, SOP, תיעוד, איכות
- מחבר אותך לאנשים הנכונים: מחקר קליני, רוקחות, איכות, שיווק רפואי
- פותח מסלולי קידום: מתאמת מחקר, רכזת איכות, רכזת הדרכה, PMO, תפעול ועוד
אוקיי, אבל מה זה ״אדמיניסטרציה״ בפארמה וברפואה בפועל?
כאן מגיע החלק שכיף לגלות.
אדמיניסטרציה בתחום הרפואי יכולה להיות מאוד ״אנליטית״, מאוד ״אנושית״, או שילוב.
זה תלוי איפה נוח לך לשים את החוזקות.
1) תיאום מחקר קליני – המקום שבו דיוק הוא סופר-כוח
תפקידי תיאום במחקרים קליניים הם עולם.
יש תיאומי ביקורים, תיאומי ניטור, תיעוד, עבודה עם מערכות, קשר עם אתרים רפואיים, לפעמים גם עבודה מול CRO.
אם את/ה אוהב/ת סדר, צ׳ק-ליסטים, ושקט נפשי שנולד מ״הכול מתועד״ – זה בול.
2) אדמיניסטרציה במרפאות ומכונים – להיות הלב הפועם בלי לעשות מזה דרמה
זה תפקיד עם דופק גבוה.
תורים, הפניות, טפסים, שירות, תקשורת עם צוותים רפואיים.
לפעמים גם קופות חולים, לפעמים פרטיות.
אם את/ה טוב/ה באנשים, זה מרגיש כמו ״לנהל תזמורת״ רק שהכינור רוצה תור דחוף.
3) תפקידים בחברות פארמה וביו-טק – אדמיניסטרציה עם ניחוח גלובלי
כאן פוגשים הרבה פעמים עבודה עם ממשקים בחו״ל, מערכות ארגוניות, ניהול יומנים מורכב, תמיכה בצוותים רפואיים, שיווק, איכות או רגולציה.
זה המקום שבו ״אדמיניסטרציה״ יכולה להיראות כמו תפעול מתקדם.
רגע, איך בכלל מתחילים? 7 צעדים פרקטיים (כן, כאלה שאפשר לעשות השבוע)
המסלול לא חייב להיות מפחיד.
הוא בעיקר צריך להיות מדויק.
- מחליטים על זירה – מרפאה? בית חולים? חברה מסחרית? מחקר קליני? לכל אחד יש קצב אחר ואופי אחר.
- מחדדים קורות חיים לשפה של התחום – פחות ״עניתי לטלפונים״, יותר ״ניהלתי תיעוד, תיאומים, ממשקים ותהליכים״.
- מדגישים עבודה עם מערכות – CRM, Excel, ERP, מערכות זימון תורים, כל מה שמראה שאת/ה לא נלחץ/ת ממסך.
- מוסיפים ״אותות אמינות״ – דיוק, דיסקרטיות, עבודה תחת נהלים, עמידה בזמנים.
- לומדים מושגים בסיסיים – SOP, איכות, רגולציה, תיעוד. לא צריך להפוך למדען. צריך להבין את ההקשר.
- מתאמנים על ראיון – בעיקר על סיפורים: איך סגרת פינות, איך ניהלת עומס, איך פתרת בלגן בעדינות.
- מכוונים לחיפוש חכם – במקום לפזר קורות חיים לכל הכיוונים, מתמקדים במשרות שיתנו ״שדרוג מקצועי״ אמיתי.
איפה מחפשים בלי לאבד את השפיות?
אם את/ה רוצה לראות מודעות שמתאימות לעולם הזה, אפשר להתחיל במקום שמרכז את זה בצורה נקייה.
למשל, בעמוד דרושים בתחום הפארמה ורפואה Dhr אפשר לקבל תמונה טובה של סוגי התפקידים שקיימים ומה השוק מחפש.
ואם את/ה מכוון/ת ספציפית לכיוון האדמיניסטרטיבי, שווה להציץ גם בקטגוריה של משרות אדמיניסטרציה בתחום הרפואי – Dhr כדי להבין אילו תפקידים חוזרים על עצמם, ואילו דרישות הכי נפוצות.
מה מנהלים באמת רוצים לראות בקורות החיים שלך?
ספוילר: לא מחפשים ״מושלם״.
מחפשים מישהו שאפשר לסמוך עליו.
מישהו שדברים לא נופלים לו בין הכיסאות, כי אין לו כיסאות. יש לו מערכת.
- דיוק – תיעוד, פרטים קטנים, שמות, תאריכים, מסמכים
- אחריות – לקחת משימה ולהחזיר אותה סגורה, לא ״בערך״
- שירותיות – לעבוד עם מטופלים, רופאים, מנהלים, ספקים, כולם באותו יום
- עמידה בעומס – לא להיבהל מריבוי משימות, אלא לתעדף
- יכולת תקשורת – מיילים, טלפונים, ניסוח ברור בלי דרמה
- דיסקרטיות – מידע רפואי, מידע עסקי, תהליכים רגישים
5 טעויות נפוצות שמרחיקות מועמדים (ואיך להפוך אותן ליתרון)
הטעות הכי גדולה היא לחשוב שאדמיניסטרציה זה ״פשוט״.
זה לא פשוט.
זה פשוט נראה פשוט כשמישהו טוב עושה את זה.
- ״אין לי ניסיון רפואי״ – מצוין. תדגיש/י ניסיון בניהול תהליכים, שירות, תיעוד, עבודה עם נהלים ומערכות.
- קורות חיים כלליים מדי – תתאים/י אותם למשרה. אפילו 10 דקות של התאמה משנות הכול.
- שפה לא מדויקת – במקום ״עזרתי״, כתוב/י ״ניהלתי״, ״תיאמתי״, ״הובלתי״. עדין, אבל ברור.
- פחד מ-Excel – לא צריך להיות קוסם. צריך להיות חבר של טבלאות בסיסיות וסדר.
- התנצלות בראיון – אל תתנצל/י. תציג/י מסלול. אנשים אוהבים מסלול.
רוצים קידום? כך נראה מסלול התפתחות הגיוני (בלי לבלוע ספרייה)
אחד הדברים היפים בתחום הוא שמי שנכנס דרך תפקיד אדמיניסטרטיבי יכול לגדול מהר.
הכול תלוי ביכולת שלך לקחת בעלות על תהליכים.
דוגמאות למסלולים נפוצים:
- אדמיניסטרציה במרפאה – אחראי/ת תפעול – ניהול מרפאה
- עוזר/ת אדמיניסטרטיבי/ת לצוות קליני – מתאם/ת מחקר – רכז/ת מחקר
- תמיכה לצוות איכות – רכז/ת תיעוד – רכז/ת איכות
- אדמיניסטרציה בחברה – PMO/תפעול – ניהול פרויקטים תפעוליים
שאלות ותשובות שאנשים שואלים (ולא תמיד אומרים בקול)
ש: חייבים תואר כדי להתחיל?
לא תמיד.
בתפקידים רבים ניסיון תפעולי, שירותי ומסודר שווה זהב, במיוחד אם יודעים להציג אותו נכון.
ש: אנגלית קריטית?
בחברות בינלאומיות – לרוב כן.
במרפאות ובמכונים – תלוי.
בכל מקרה, אנגלית טובה היא בונוס שמרגיש כמו קיצור דרך.
ש: מה ההבדל בין אדמיניסטרציה רפואית לאדמיניסטרציה ״רגילה״?
ההקשר.
יותר נהלים, יותר דיסקרטיות, יותר תיעוד, יותר אחריות על פרטים.
וגם תחושה שאת/ה בתוך משהו עם משמעות.
ש: איך מוכיחים ״דיוק״ בקורות חיים?
דרך דוגמאות.
היקפים, סוגי מסמכים, מספר ממשקים, עבודה עם טבלאות, ניהול יומנים מורכבים.
ש: מה כדאי להכין לראיון?
3 סיפורים קצרים: עומס משימות, טעות שתיקנת בזמן, ותהליך שעשית יותר יעיל.
הכי טוב אמיתי. הכי טוב פשוט.
ש: אפשר לעבור מתפקיד אדמיניסטרטיבי לתפקידים רפואיים-מקצועיים?
כן, לפעמים דרך למידה פנימית, לפעמים דרך קורסים, ולפעמים פשוט כי נחשפת לעבודה וראית איפה את/ה פורח/ת.
ש: מה הדבר הכי חשוב ביום הראשון?
לשאול שאלות.
ולכתוב הכול.
מי שכותב – שולט. מי שזוכר בעל פה – בערך.
מיקרו-טיפים שיעשו אותך ״האדם שאפשר לסמוך עליו״
אלה הדברים הקטנים שמייצרים רושם גדול.
- תמיד לסכם שיחה או משימה במייל קצר וברור
- לנהל רשימת משימות יומית ולסגור קצוות לפני סוף יום
- כשיש ספק – לשאול, לא לנחש
- להיות נחמד/ה, גם כשדחוף. במיוחד כשדחוף
- לעבוד עם תבניות קבועות: שמות קבצים, תיקיות, גרסאות
ומה לגבי הומור? כן, גם לזה יש מקום (אפילו בטפסים)
התחום הזה רציני.
אבל האנשים בו אנושיים.
חוש הומור קטן, ציני במידה, יכול להפוך יום עמוס ליום זורם.
רק כלל אחד: צוחקים עם אנשים, לא על אנשים.
וזהו. נהלים אוהבים אותך כשאת/ה חביב/ה.
השורה התחתונה: זו כניסה חכמה לתחום עם אופק אמיתי
תפקידי אדמיניסטרציה בפארמה וברפואה הם לא ״שלב ביניים״.
הם מקצוע.
והם גם דרך מצוינת להיכנס לעולם שמלא בעשייה, אנשים חכמים, ותהליכים שאפשר ללמוד מהם המון.
אם תגיע/י עם סדר, סקרנות ויכולת להזיז דברים – הדלת נפתחת מהר יותר ממה שנדמה.
ואז, פתאום, ״דרושים פארמה ורפואה״ כבר לא נראה כמו חלום רחוק, אלא כמו רשימת אפשרויות שמחכות לך.